Confidentialité

L’espace de gestion de l’Institut de Plus Belle est réservé aux comptes Google autorisés de Pauline et de son administrateur technique. Aucun mot de passe propre à cette plateforme n’est demandé.

Comptes reliés et utilisation

La connexion à Google permet de consulter dans l’outil des aperçus de la boîte Gmail de l’Institut et des événements de son agenda. Le compte attendu est institutdeplusbelle@gmail.com. La connexion Meta est destinée aux échanges de la Page Facebook et du compte Instagram associé, après autorisation et sélection de la Page.

Les autorisations sont demandées directement par Google ou Meta. L’application ne demande pas le mot de passe de ces comptes. Les aperçus sont lus à la demande, sans envoi de courriel ou de message. Une autorisation Google supplémentaire et une activation explicite permettent de transmettre les rendez-vous de Pauline vers l’agenda principal de l’Institut : création, modification et annulation des événements créés par l’application. Les événements existants créés ailleurs ne sont pas modifiés automatiquement. Cette première étape ne répercute pas les changements Google dans le planning Pauline.

Données consultées et conservées

• Google : aperçu de dix courriels récents avec leurs informations d’expéditeur, objet et extrait ; jusqu’à trente événements de l’agenda principal sur les trente jours à venir.
• Meta, une fois configuré : identité de la Page et de son Instagram associé, aperçu de conversations et de leurs derniers messages.
• Les aperçus des fournisseurs sont affichés à la demande. Cette version ne les archive pas dans la base métier et ne les transmet pas à un modèle d’intelligence artificielle.
• Les autorisations nécessaires aux connexions sont conservées chiffrées côté serveur. L’application garde également les résultats des vérifications de connexion et la fin du parcours initial. Les choix de préparation enregistrés dans le guide (téléphones de contact et d’essai, fournisseur et budget SMS envisagés, difficultés de connexion signalées) sont conservés dans le même coffre serveur et partagés entre vos appareils. Leur enregistrement ne déclenche ni abonnement ni message.
• Les comptes d’accès, sessions et données de gestion sont conservés dans une base privée. Pauline peut saisir manuellement des coordonnées de clientes, des rendez-vous, des préférences et des notes internes. Ces informations sont conservées dans la base de gestion et ses sauvegardes ; les notes ne sont pas envoyées aux comptes connectés.

Synchronisation des rendez-vous

Après activation, le nom de la cliente, la prestation et les horaires sont transmis à Google Calendar. Les événements sont créés avec une visibilité privée, sans participant invité et sans rappel ajouté par l’application. Notes, coordonnées, montants et factures ne sont pas transmis. Les personnes ayant accès à l’espace partagé peuvent modifier les rendez-vous et donc les événements Google gérés par Pauline.

La base conserve les intentions de mise à jour, les identifiants des événements, le dernier contenu envoyé et les résultats des tentatives pour éviter les doublons et reprendre après une panne. Le traitement peut être mis en pause depuis Connexions. La pause et la déconnexion ne suppriment pas les événements déjà créés dans Google. Ces informations de suivi restent conservées jusqu’à suppression administrative, comme les rendez-vous associés.

Dictée dans le planning

Le microphone est activé uniquement à votre demande. Pendant la dictée, l’audio est transmis au fil des phrases par notre serveur au service de transcription OpenAI pour le convertir en texte. Les champs du rendez-vous sont remplis progressivement ; arrêter le microphone met fin à la capture et laisse terminer les phrases déjà envoyées. L’application ne conserve pas d’archive sonore ; l’audio est traité temporairement pour cette transcription. Le texte peut contenir les informations que vous avez dictées, notamment le nom d’une cliente. Les traitements et durées de conservation propres au prestataire sont décrits dans sa documentation sur les données de l’API. Le texte reconnu sert à préparer un rendez-vous que vous vérifiez avant de l’enregistrer. La saisie au clavier reste disponible.

Stock, photos et communication

Les références produits, mouvements de stock, dépenses, accords promotionnels et brouillons sont conservés dans la base de gestion. Les images importées sont redimensionnées et enregistrées dans un espace accessible uniquement aux comptes autorisés. À la demande de l’utilisatrice, la photo d’un produit peut être transmise à OpenAI pour proposer les informations lisibles de son étiquette. Aucune donnée Gmail ou Calendar n’est jointe. La proposition est vérifiée avant enregistrement ; elle ne modifie pas automatiquement le stock. Les brouillons de campagnes et publications ne déclenchent aucun envoi externe dans cette version.

Hébergement et accès

L’interface, le serveur et la base sont hébergés via Netlify. L’administration technique est assurée pour l’Institut sous l’identité professionnelle Clms API. L’ouverture du lien habituel demande une connexion Google à un compte autorisé. L’identité Google est vérifiée côté serveur. La session est conservée dans un cookie sécurisé, HttpOnly, pendant 30 jours, puis une nouvelle connexion Google est nécessaire. Les anciennes sessions créées par accès direct ne donnent plus accès aux données. La connexion utilise uniquement l’identité et l’adresse e-mail ; l’autorisation Gmail/Calendar reste une démarche distincte. Les autorisations techniques fournisseurs restent chiffrées côté serveur ; les connexions externes sont gérées par la propriétaire de l’espace. L’administration technique est assurée pour l’Institut.

Les données obtenues par Google ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité ou l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle. Leur utilisation reste limitée aux fonctions de consultation et de synchronisation explicitement activées dans cet outil, conformément à la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences de Limited Use.

Retirer un accès ou demander une suppression

Les étapes sont détaillées dans la page Retrait des accès et suppression des données.

Dans Connexions, la propriétaire peut déconnecter un fournisseur. Elle peut également retirer l’autorisation depuis les réglages de sécurité de son compte Google ou Meta. La déconnexion supprime les autorisations correspondantes conservées par l’application. Les sauvegardes privées antérieures peuvent subsister jusqu’à leur suppression administrative ; elles ne doivent pas être restaurées pour réactiver une autorisation retirée.

Pour une demande d’accès, de correction ou de suppression des données de cet espace et de ses sauvegardes, contacter l’Institut à institutdeplusbelle@gmail.com. Aucune durée de conservation automatique des données métier n’est encore configurée dans cet outil ; les données restent conservées jusqu’à leur suppression administrative demandée par l’Institut.

Évolutions

Les agents autonomes, les SMS, le répondeur vocal et les envois automatiques ne sont pas activés. Les informations et autorisations seront adaptées avant la mise en service de nouvelles fonctions utilisant les données des comptes reliés.

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